Trong thời đại công nghệ số phát triển mạnh mẽ, các doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào hệ thống công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả vận hành, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng và đủ năng lực để triển khai hệ thống kế toán số hóa một cách hiệu quả. Dưới đây là những vấn đề then chốt mà bộ phận kế toán doanh nghiệp đang gặp phải khi tiếp cận và ứng dụng công nghệ thông tin.
1. Phần mềm kế toán lạc hậu, thiếu tích hợp
Một trong những vấn đề phổ biến nhất là việc nhiều doanh nghiệp vẫn đang sử dụng phần mềm kế toán cũ, thiếu tính năng tích hợp với các hệ thống khác như bán hàng (POS), quản lý kho, ngân hàng điện tử, hóa đơn điện tử, chữ ký số hay hệ thống ERP. Việc thiếu kết nối khiến:
-
- Dữ liệu bị phân mảnh, khó đối chiếu
- Nhập liệu thủ công gây sai sót, mất thời gian
- Không thể tự động hóa các báo cáo tổng hợp
aaa
Nhiều phần mềm không cập nhật kịp theo các quy định mới về thuế, hóa đơn, kế toán quốc tế (như IFRS), gây ra rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
Hệ quả: Gia tăng khối lượng công việc, giảm hiệu quả vận hành, rủi ro tuân thủ pháp luật.
2. Thiếu an toàn và bảo mật thông tin kế toán
Thông tin tài chính – kế toán là dữ liệu nhạy cảm và dễ trở thành mục tiêu tấn công từ hacker hoặc rò rỉ nội bộ. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chưa có chính sách bảo mật đầy đủ hoặc đang sử dụng phần mềm kế toán không đạt tiêu chuẩn bảo mật. Một số vấn đề cụ thể bao gồm:
- Không có phân quyền rõ ràng giữa các cấp người dùng
- Không mã hóa dữ liệu khi lưu trữ và truyền tải
- Thiếu chính sách sao lưu, khôi phục dữ liệu định kỳ
- Sử dụng mật khẩu yếu, không thay đổi thường xuyên
Hệ quả: Mất dữ liệu, rò rỉ thông tin, gián đoạn hoạt động tài chính hoặc bị phạt vì vi phạm bảo mật dữ liệu theo quy định pháp luật.
3. Không có đội ngũ IT hỗ trợ chuyên sâu
Đặc biệt trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, bộ phận kế toán thường phải tự xoay sở với hệ thống phần mềm mà không có bộ phận IT nội bộ hoặc đối tác công nghệ đáng tin cậy. Điều này dẫn đến:
- Không phát hiện được lỗi hệ thống kịp thời
- Không biết cách khắc phục khi hệ thống bị gián đoạn
- Không có chiến lược phát triển hoặc nâng cấp hệ thống kế toán phù hợp
Hệ quả: Tăng phụ thuộc vào bên thứ ba, rủi ro hệ thống kéo dài, chậm đổi mới công nghệ.
4. Khó khăn khi chuyển đổi sang hệ thống kế toán số
Dù công nghệ kế toán đám mây (cloud accounting) đã phổ biến, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn lo ngại khi chuyển từ mô hình truyền thống sang điện toán đám mây hoặc hệ thống tích hợp. Một số trở ngại bao gồm:
- Lo sợ mất dữ liệu khi chuyển đổi
- Không hiểu rõ quy trình tích hợp hệ thống
- Thiếu tài liệu đào tạo cho nhân viên kế toán
- Ngại thay đổi thói quen làm việc cũ
Hệ quả: Bỏ lỡ cơ hội cải tiến quy trình, lãng phí thời gian và nguồn lực vận hành cũ kém hiệu quả.
5. Dữ liệu không đồng bộ, quy trình kế toán rời rạc
Kế toán thường cần dữ liệu từ nhiều phòng ban khác nhau: bán hàng, kho, nhân sự, ngân hàng. Tuy nhiên, khi các hệ thống không liên thông, việc trao đổi thông tin bị gián đoạn hoặc chồng chéo:
- Dữ liệu từ các bộ phận khác gửi về không theo chuẩn
- Mỗi phòng ban dùng một biểu mẫu khác nhau
- Việc đối chiếu, tổng hợp dữ liệu thủ công dễ sai lệch
Hệ quả: Mất thời gian tổng hợp, báo cáo thiếu chính xác, khó kiểm soát.
6. Thiếu khả năng phân tích và hỗ trợ ra quyết định
Phần mềm kế toán hiện tại chủ yếu dừng ở việc ghi nhận dữ liệu mà chưa hỗ trợ phân tích sâu. Doanh nghiệp thiếu các dashboard tài chính trực quan, biểu đồ động, hoặc các công cụ BI (Business Intelligence) giúp nhà quản lý ra quyết định chiến lược.
Hệ quả: Ban giám đốc thiếu dữ liệu kịp thời và sâu sắc để phản ứng với biến động thị trường.
7. Không theo kịp các thay đổi về pháp lý
Luật kế toán, thuế và quy định về hóa đơn điện tử thay đổi thường xuyên. Nếu phần mềm không được cập nhật kịp hoặc kế toán không nắm bắt kịp thời, doanh nghiệp có thể:
- Khai sai thuế, chậm nộp báo cáo tài chính
- Vi phạm quy định về chuẩn mực kế toán quốc tế (IFRS)
- Bị xử phạt, ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp
Hệ quả: Rủi ro pháp lý và tài chính nghiêm trọng.
Các vấn đề nêu trên phản ánh một thực trạng rõ rệt: kế toán doanh nghiệp cần được hỗ trợ bài bản từ công nghệ thông tin để chuyển mình mạnh mẽ trong thời đại số. Không đầu tư đúng mức vào CNTT trong lĩnh vực kế toán là bỏ lỡ cơ hội cải thiện hiệu quả vận hành và giảm thiểu rủi ro.
Khuyến nghị: Doanh nghiệp nên xây dựng chiến lược số hóa kế toán rõ ràng, lựa chọn phần mềm phù hợp, nâng cấp hạ tầng bảo mật và đào tạo lại đội ngũ nhân sự để thích nghi với hệ thống mới.